催事スペース探しでチェックすべきポイント

催事スペースを探す際、設備内容や広さの事前チェックは非常に重要です。
実際にイベント開催したら、「電源タップがなかった」「用意していたテーブルが入らなかった」などの問題がないように確認しておきましょう。

催事場所を探す時のチェックポイント

スペースの広さは充分か

スペースの広さを事前確認することで、テーブル・椅子はもちろんのことブース装飾を適切に配置することができます。特にお客様に座っていただき説明や記入をして頂く場合や飲食をするスペースが必要な場合などは広さの確認は必要不可決です。

スペースの位置はどこか

スペースが店舗や施設のどの位置にあるかも確認しましょう。例えば、入口に近い、出口に近いという違いでも人の動線がかわってきます。また、スペースの近くに何があるのかも把握しておく必要があります。ブースのレイアウトだけでなくスタッフの配置を考える上でも必要な情報です。

電源タップの位置はどこか

催事イベントでは予想よりも電源が必要になることが多くあります。例えば、デモ機器、照明、タブレットの充電、POSシステムなどが必要な場合は必要不可欠です。ブースレイアウトに必要な場所にない、または延長コードが必要なのに用意していなかったなどの問題が起こらないように確認しておきましょう。

什器のレンタルは必要か

什器は運ぶのも保管しておくのも大変な作業になります。イベント時にはレンタルを選ぶのもおすすめの方法です。レンタルすることで最新の什器を使用できたり、イベントの種類に合わせてカスタマイズができることも利点です。レンタルする場合はレンタル会社を活用しましょう。

備品の事前搬入・荷受けは可能か

催事イベントを行う際は大きいものから細かいものまで多くの備品が必要になります。当日時間ぎりぎりに準備をしていたら大変です。余裕をもってイベントを開催するためにも、備品の事前搬入が可能なのか、搬入は前日可能か、前日が無理なら当日何時から準備可能かを確認しましょう。また、県外や車で運ぶのが困難な場合は、配送した場合に荷物を預かっていただけるかも確認しておきましょう。

ビラ配りは可能か

催事イベントでは当日のビラ配りが必要な場合があります。
特に話を聞いてもらうのにハードルが高い商材や集客を高めたい時には有効ですが、ビラ配りはその店舗や施設に来ているお客様の歩行を止めることにもなりますので、ビラ配りを許可していない店舗や施設もあります。事前にビラ配りが可能か確認しましょう。