催事イベント予算の最適化

催事イベントを開催するにあたって、経費の管理とコスト削減は、利益につながる重要なポイントです。そこで、催事イベントにかかる費用の内訳とコストを抑える方法を紹介します。

催事イベントにかかる費用

イベント費用内訳

出店費

店舗・施設で出店スペースを確保するために必要な基本費用です。出展する店舗や施設、スペースの広さや位置によって価格が異なります。
人気の高い大型商業施設などは価格が高く、スーパーやホームセンターなどの中型施設は価格が低い傾向にあります。

備品費

催事イベントには様々な備品が必要です。テーブルや椅子だけではなく、イベントの内容に合わせて必要なものが変わってきます。 ボールペンやガムテープなどの細かい備品にかかる費用も含めて、一覧化して管理しておくと予算オーバーを防げるでしょう

テーブルと椅子	出展者と参加者が利用するためのテーブルと椅子です。サイズと数は必要に応じて調整します。
看板とバナー	ブースを知ってもらうために、解りやすい看板やバナーが必要です。広告としても活用できます。
ポスターやパンフレットスタンド	商品やサービスの情報を提供するためのポスターやパンフレットを展示するスタンドも必要であれば用意しましょう。
ディスプレイケース	商品を展示する場合は必要になります。サイズやブースのレイアウトに合わせて準備しましょう。
電源設備	電子機器を使用するための延長コード、電源ストリップ、アダプターなど足りないことのないように準備しましょう。
テーブルクロスと装飾品	テーブルを美しく飾るためのクロスや装飾品。イベントテーマや季節に合わせて選びましょう。
荷物収納スペース	参加者の荷物がおけるように準備しておくとよいでしょう。

人件費

イベントスタッフに支払う費用です。自社のスタッフが運営をする場合と派遣などの外部のスタッフに依頼する場合とでは費用が変わってきます。自社スタッフの場合は管理面で安心ですが休日手当などを支払う必要が出てくることもあります、派遣スタッフの場合は柔軟性とリソースの節約が得られるかもしれませんが管理するのが難しくなります。

広告宣伝費

広告宣伝はイベントの知名度を高め、来場者を増やし、成功に向けたキー要因の一つです。どんな媒体で広告を行うかによって費用も変わってきます。広告予算とターゲット層に合わせて、適切な広告媒体を選択することが重要です。

その他

他には荷物の運搬費や、販促物としてノベルティを配布する場合はデザイン費や制作費用も費用になってきます。ほかにもさまざまな費用がかかることが予想されます。

イベント相場費用

イベント開催にかかる費用の相場は、目的や種類、規模によって異なります。
種類による相場費用を把握しておきましょう。

イベントの種類	費用目安
商流スペースでの催事	30～50万円
展示会のブース出展	100～120万円
物産展	200～250万円
企業の商品・サービスPR イベント	200～500万円
スポーツイベント	200万円～
イルミネーション	500万円～

コスト削減の方法

出店場所の検討

場所によってスペースの費用が異なります、適切な費用の場所を選ぶことで、高額なレンタル料を避けることができます。低予算でイベントを運営する際に特に重要です。実際の店舗や施設の利用者数が知りたい場合は催事スペースの仲介会社などに相談するのも良い方法です。

什器の準備

什器のレンタルは購入に比べて費用が削減できます。特に、一度きりの使用や長期保有が必要ない場合、コストを抑えるのに理想的です。また、レンタル業者は多くの什器タイプとデザインを提供し、イベントのテーマやスタイルに合わせた什器を選ぶこともできます。

広報施策

広報施策の工夫により、イベントの知名度を高め、来場者数を増やすことができ、同時に費用を節約をすることもできます。例えば、地元メディアやコミュニティでの無料のPR機会を利用して発信する方法や、ホームページに質の高いイベントページを作成する、Googleビジネスプロフィールにイベント情報を追加する、SNSで情報を発信するなど無料で出来ることは多くあるので最大限に活用しましょう。