イベントや催事を計画・運営する上で、特に重要な要素の一つが、適切な会場や場所を見つけることです。イベント内容やターゲットにあった場所を見つけることが成功の第一歩です。
催事スペースの探し方
催事スペースの探し方は、今やインターネットやSNS、仲介業者など様々な方法があります。効率的で手間をかけない方法を選択しましょう。
オンライン検索を活用する
GoogleやYahoo!などの検索エンジンを活用して、催事スペースを検索して探す方法です。この方法は膨大に出てくる情報を精査することが重要になるので先にイベントの詳細を決めて手から行うことが必要です。
催事スぺース検索サイトやアプリを活用する
催事スペースを提供するウェブサイトやアプリを利用して探す方法です。多くの選択肢を一度に閲覧できるので要望にあった場所を見つけやすくなります。ただ、サイトによっては利用料や契約内容が違ったり、掲載店舗にもサイトごとの特色があるので、要望に合ったサービスを探すことが必要です。
ＳＮＳ（ソーシャルメディア）
Facebook、Instagram、Twitterなどのソーシャルメディアで、催事スペースを提供するアカウントやグループをフォローまたは参加することで、情報を収集しやすくなります。また、口コミや評判も参考になります。
仲介業者を活用する
地域の仲介業者やエージェントを利用することも考えてみてください。彼らは地域のスペースに関する専門知識を持っており、予算や要件に合ったオプションを提供してくれることがあります。特に県外や土地勘がない場所で開催したい場合におすすめです。
場所が決まったら次は予約！予約の基本プロセス
催事イベントを行う際に最も重要なのが予約になります。せっかく要望にあった場所が見つかったのに予約がうまくいかず、イベントが失敗してしまった。などの問題がないように基本の流れをしっかりと把握しておきましょう。
条件交渉
条件交渉は重要です。まず、予算や利用日程を明確にし、必要な設備やサービスを確認しましょう。柔軟性を持って対応してくれる場合もあります。長期間の利用や大規模イベントの場合、割引交渉も試みる価値があります。また、キャンセルポリシーや保険についても確認し、不測の事態に備えることも必要です。
契約
契約書には、利用日程、料金、キャンセルポリシー、設備利用の詳細、保険事項、セキュリティデポジット、清掃費用などの条件が含まれます。契約前にこれらの条件を十分に理解し、不明瞭な点は積極的に質問しましょう。特にキャンセルに関する規定はもっとも重要です。
開催前の確認
スペースの状態や設備が予約通りであるかを現地で点検します。スペースのアクセス方法や駐車場情報も確認し、参加者の便益を考慮します。最後に、連絡先や緊急の対応策を共有し、スペース提供者と円滑なコミュニケーションを取るように心がけましょう。これらの確認は、イベントがスムーズに進行し、予期せぬ問題を回避するのに役立ちます。
予約時によくある質問
催事スペース予約時にはこんな質問もよくあります。自身の開催する催事イベントにも必要な内容なのか確認してみてください。
- 料金支払い方法
- 申し込みから出店可否が決定する期間
- どんな商材でも開催できるのか
- 什器のレンタルはあるのか
- 都合により出店中止する場合、キャンセル料はかかるのか
スムーズに催事イベント開催するためは準備をしっかりしておこう
今回は催事スペース探しと予約プロセスを解説しました。 催事イベント出店の成功には事前準備重要です。プロセスをしっかりと把握し、目的を達成できる催事イベントを開催しましょう。